دليل: إعداد أول مسار توزيع في عشر دقائق

خط السير هو العمود الفقري لأي عملية توزيع بالسيارات: من يزور من، وفي أي يوم، وبأي ترتيب. وكثير من الموزعين يدير خطوطه في رأس مشرف المبيعات أو في كراسة يتداولها المندوبون، فإذا غاب مندوب أو تغيّر، ضاعت معرفة سنوات.

في هذا الدليل نبني أول خط في VanSalesHub خطوة بخطوة. عشر دقائق تكفي إذا كانت بياناتك الأساسية جاهزة: فان، ومندوب، وبضعة عملاء.

قبل أن تبدأ: ما الذي تحتاجه؟

• فان واحد مسجّل في الفانات، بكوده ورقم لوحته.
• مندوب واحد في مناديب المبيعات، باسم مستخدم وكلمة مرور أولية.
• عملاء في العملاء، ويُفضّل أن يكون لكل منهم موقع على الخريطة وقائمة أسعار.

إن لم تكن جاهزة، فابدأ بها؛ فكل منها نموذج قصير.

الدقيقة ١–٣: أنشئ الخط

1. افتح خطوط السير واضغط إضافة خط.
2. أدخل الكود والاسم. اختر اسمًا يفهمه الجميع، مثل اسم المنطقة أو الحي.
3. اختر اليوم الافتراضي.
4. في التعيين اختر المندوب الافتراضي والفان الافتراضي.
5. اضغط إنشاء الخط.

لاحظ أن المندوب والفان والخط مترابطون: إذا أسندت إلى مندوب فانًا مسندًا لغيره، ينتقل الفان إليه. وهذا مقصود، حتى لا يكون للفان الواحد مندوبان في الوقت نفسه.

الدقيقة ٣–٧: وزّع العملاء على الأيام

هنا يتحول الخط من اسم إلى خطة. أمامك ثلاث طرق، اختر الأنسب:

• من صفحة الخط: افتح الخط، واختر اليوم، وابحث عن العميل واضغط إضافة. تظهر لك خريطة اليوم لترى توزيعهم الجغرافي، فتكتشف بسرعة عميلًا وُضع في يوم لا يناسب منطقته.
• من صفحة العميل: في قسم الخط اختر الخط واليوم. مناسبة عندما تضيف عميلًا جديدًا.
• جماعيًا: من العملاء حدّد مجموعة عملاء واختر تعيين خط، ثم الخط ويوم الزيارة. الأسرع عندما تنقل منطقة كاملة إلى الخط الجديد.

كل عميل يُضاف ينزل في آخر قائمة اليوم، ويمكنك إعادة ترتيب القائمة بسهمَي النقل لأعلى ولأسفل.

الدقيقة ٧–٩: رتّب الزيارات بعقل المندوب

الترتيب في VanSalesHub إرشادي: يظهر للمندوب قائمة مرقّمة بالترتيب الذي وضعته، لكنه يستطيع الزيارة بترتيب آخر دون أن يرفضه النظام.

لماذا؟ لأن الشارع لا يلتزم بالخطط: محل مغلق في الصباح، وطريق مزدحم، وعميل يتصل ويطلب زيارة مبكرة. فالترتيب الجيد يوفّر الوقت، والمرونة تمنع المندوب من التحايل على النظام.

نصيحة عملية: رتّب القائمة بحيث يبدأ المندوب بالعملاء الأقرب إلى المستودع أو الأبعد عنه، ثم يتحرك في اتجاه واحد. واسأل المندوب نفسه؛ فهو يعرف أي المحلات تفتح متأخرة.

الدقيقة ٩–١٠: فعّل تنبيه التأخر

افتح الإعدادات ← العمليات الميدانية وحدد وقت بدء الشركة. إذا مرّ هذا الوقت ولم يبدأ مندوب له عملاء على خطه اليوم، يصل إلى المكتب تنبيه في الإشعارات. وإذا أُغلقت رحلة وبقي فيها عملاء مخطط لهم لم يُزاروا، يصل تنبيه آخر.

ماذا يحدث في الميدان؟

صباح يوم الخط، يبدأ المندوب رحلته من التطبيق، فيرى عملاء ذلك اليوم بالترتيب، ويظهر لكل عميل هل تمت زيارته، أو هو قريب، أو فيه زيارة مفتوحة، وإلا فالمسافة إليه.

ولحظة فتح الرحلة يحفظ النظام صورة ثابتة من خطة اليوم. فإذا عدّلت الخط ظهرًا، لا تتغير رحلة مفتوحة بالفعل، ويبقى تقرير اليوم صادقًا عما كان مخططًا وقت الخروج.

بعد أسبوع: راجع المخطط والفعلي

افتح الجولات، ثم أي رحلة، وانظر إلى المخطَّط والفعلي: كم عميلًا كان مخططًا، وكم زِير منهم، ومن زير خارج الخطة. وعلى مسار الرحلة ترى الطريق الذي سلكه المندوب فعلًا.

إذا تكرر أن عميلًا لا يُزار، فربما وُضع في يوم خاطئ. وإذا تكررت زيارات خارج الخطة لعميل معين، فربما يستحق أن يدخل الخط. هكذا يتحسن الخط أسبوعًا بعد أسبوع، بناءً على ما يحدث فعلًا لا على ما نتوقعه.

خلاصة

ابدأ بخط واحد ومندوب واحد، وراقبه أسبوعًا، ثم انقل التجربة إلى بقية الفريق. الخط الجيد لا يُصمَّم مرة واحدة؛ بل يُبنى من المراجعة المستمرة.