اختلاف المخزون
أين تُرى أرقام المخزون؟
- المخزون ← مخزون المستودعات: رصيد كل مستودع.
- المخزون ← مخزون الفانات: رصيد كل فان. وتجده أيضًا في الفانات ← (الفان) ← المخزون الحالي.
- المخزون ← سجل الحركات: كل حركة غيّرت الرصيد.
الخطوة ١: تتبّع الحركات
قبل أي تصحيح، اعرف سبب الفرق:
- افتح معاملات الفانات وصفِّ بالفان. راجع التحميل والتفريغ والجرد.
- انتبه للحركات بحالة مرفوض: التحميل المرفوض لم ينقل أي بضاعة، وإن ظن المندوب أنه حمّل.
- راجع الفواتير المصدرة من الفان: كل بيع يخصم من مخزون الفان، وكل فاتورة ملغاة تعيد الكمية.
- راجع المرتجعات: سبب كل سطر يقرر هل عادت البضاعة صالحة للبيع أم تالفة.
الخطوة ٢: أسباب شائعة
- مستندات لم تُرفع بعد من هاتف المندوب. اطلب منه المزامنة أولًا، ثم أعد المقارنة.
- بضاعة وصلت المستودع ولم تُسجَّل: سجّلها من إيصالات الاستلام ← تسجيل استلام.
- نقل بين مستودعين دون تسجيل: سجّله من تحويلات المخزون ← تسجيل تحويل، إن كانت الميزة متاحة في باقتك.
- خلط الوحدات: الأرصدة محسوبة بوحدة المخزون للمنتج، والبيع بوحدات أخرى يُحوَّل بمعاملات التعبئة، فتأكد من عدد الوحدات في كل عبوة في صفحة المنتج.
الخطوة ٣: التصحيح
- في الفان: يسجّل المندوب جرد السيارة من التطبيق (المخزون ← + حركة جديدة): تظهر الكمية المتوقعة ويُدخل الفعلية، وكل نقص أو زيادة يحتاج سببًا. ويذكّره التطبيق عند إغلاق الجولة إن لم يجرد.
- في نهاية اليوم: يسجّل المندوب تفريغًا، ويفصل الكمية التالفة عن الصالحة.
- البضاعة التالفة: للإبلاغ عن مخزون تالف أو إهلاكه، في مستودع أو على فان، استخدم تسويات المخزون ← تسجيل تسوية.
نصيحة
اجعل الجرد عادة أسبوعية لكل فان، وراجع سجل الحركات عند أول فرق بدل أن تنتظر تراكمه.